在新時代、新形勢下，如何智能辦會，如何通過提高會務(wù)工作效率為基層減輕負擔(dān)，是黨委辦公室“三服務(wù)”職能中重要課題之一。徐州市委辦公室積極探索互聯(lián)網(wǎng)+智能會務(wù)新模式，自主研發(fā)了徐州市會務(wù)管理系統(tǒng)（以下簡稱會務(wù)系統(tǒng)），實現(xiàn)了線上收發(fā)會議通知、報送收集名單、短信提醒催辦、自動編排座席圖、發(fā)放領(lǐng)取座位票等功能。會務(wù)系統(tǒng)的突出特點表現(xiàn)為“五個一”。
手機移動端會務(wù)系統(tǒng)方便基層單位隨時隨地辦公
“一個平臺”。會務(wù)系統(tǒng)設(shè)計之初依托互聯(lián)網(wǎng)運行，為提高系統(tǒng)安全性和運行穩(wěn)定性，于2019年整合升級為一個獨立模塊嵌入OA辦公自動化平臺，實現(xiàn)了一個平臺通辦，免去基層單位多平臺多系統(tǒng)切換的繁瑣?；贠A平臺，會務(wù)系統(tǒng)可在PC端和手機移動端運行，既方便了基層單位隨時隨地辦公，也高度契合了會務(wù)工作時效性要求。
“一條短信”。短信功能是會務(wù)系統(tǒng)一個亮點，它貫穿于系統(tǒng)的整個流程階段。在發(fā)布會議通知時、在排好座席方案發(fā)放座席票時、在會議發(fā)生變更通知修改時，會務(wù)系統(tǒng)都會自動同步推送鏈接手機短信，提醒及時辦理相關(guān)事項。同時在任意環(huán)節(jié)，隨時都可以手動發(fā)送短信催辦相關(guān)事項。
“一鍵發(fā)布”。會務(wù)系統(tǒng)建立了單位數(shù)據(jù)庫，通過會務(wù)系統(tǒng)和電子政務(wù)網(wǎng)，可以實現(xiàn)會議通知的一鍵發(fā)布和接收，不需辦會單位電話通知，也不需基層參會單位跑腿領(lǐng)取紙質(zhì)通知，提高了辦會效率，減輕了基層負擔(dān)。
“一秒出圖”。會務(wù)系統(tǒng)建立了人員數(shù)據(jù)庫，可以隨時維護和更新。會務(wù)系統(tǒng)設(shè)置了會議室模板設(shè)計功能，可以實現(xiàn)個性化“一會一設(shè)計”，滿足不同的參會人員和會議議程等需求。模板不局限于室內(nèi)會場，對于大型室外活動，也可結(jié)合地標(biāo)設(shè)計站位圖。結(jié)合人員數(shù)據(jù)庫和會議室模板，可自動完成參會人員排序和會場座席安排，真正做到了“一秒出圖”。
“一票通達”。會務(wù)系統(tǒng)排座后可自動生成電子座席票，票面信息包括會議名稱、時間、地點、參會人員姓名和會場座位號等。座席票通過會務(wù)系統(tǒng)發(fā)送至參會單位，參會人員一人一票，按號就座，保證了會場秩序。同時，系統(tǒng)自動生成會場座席圖，方便辦會人員組織會議。另外，根據(jù)會議需要還可以實現(xiàn)系統(tǒng)線上發(fā)放餐券等其他功能。
會務(wù)系統(tǒng)的研發(fā)使用，不僅減輕了基層頻繁往來領(lǐng)取通知、交換信息的負擔(dān)，也減輕了主辦單位的會務(wù)工作量，有效地提升了黨辦會務(wù)工作效率和水平。目前，徐州市委辦公室會務(wù)系統(tǒng)辦會經(jīng)驗，已推廣至市直有關(guān)部門單位，為全市經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展貢獻了更多的黨辦智慧和黨辦力量。（文圖：張明）